Как мы выстроили управление товарными запасами и избавились от непредсказуемости ручных заказов. Кейс сети розничных магазинов за Полярным кругом «Материк»

Опытом делятся Василий Ильиных, директор торговой компании и Инна Кожехова, руководитель отдела товародвижения.

Компания «Материк» – это сеть розничных магазинов в Норильске, которая занимается продажами продуктов питания и алкоголя. У нас 29 магазинов разных форматов: супермаркеты, алкомаркеты, магазины-дроггери и магазин-дискаунтер. Ассортимент компании насчитывает порядка 30 000 SKU. Часть запаса товаров мы поддерживаем на своем распредцентре, часть возим кросс-докингом.

Мы начали внедрение программы в июле 2023 года и закончили этот этап в октябре, сейчас продолжаем работать в режиме поддержки команды StockM.

В интервью расскажем о том, почему решили внедрить программу StockM и о наших дальнейших планах.

Норильск расположен в 300 км к северу от Северного Полярного Круга. Автомобильного сообщения у нас нет, поэтому товары с «большой земли» мы привозим авиационным транспортом, морем или рекой через Дудинку.

Ранее в системе компании был настроен автозаказ, но работать с ним было тяжело. Существовала зависимость от сотрудников и от того, как они рассчитывали заказы. Не было установленных процедур работы, поэтому результат оказывался непредсказуемым. Были некорректно сбалансированные остатки в магазинах по отношению к будущим продажам. Поэтому стояла задача по пониманию и изменению процессов работы.

Мы знали о программе StockM, поэтому она попала в список продуктов, из которых мы выбирали. Рассматривали несколько вариантов и остановились на StockM, потому что этот продукт оказался для нас понятным и удобным. Программа автоматизирует управление запасами, позволяет рассчитать заказы так, чтобы товары всегда были в нужном количестве и не возникали излишки. А также предоставляет аналитику и инструменты для управления ассортиментом.

Во время внедрения был сложный момент настройки интеграции обмена. Мы допустили ошибку и привлекли сторонних специалистов, чтобы организовать обмен данными. Но потом поняли, что лучше наших специалистов никто этого не сделает. После этого проект запустился успешно.

Но самым сложным была работа с людьми. В течение полугода сотрудники привыкали к тому, что все заказы обрабатывает программа. Им было тяжело довериться алгоритму, а не себе. Поэтому кто-то пытался поправлять заказы вручную и делать их в 1С.

На еженедельных встречах с командой StockM мы обсуждали причины излишков и упущенных продаж. Говорили о не всегда корректных решениях, которые мы принимали ранее. И со временем люди поверили, что нужно довериться и работать по системе.

Инна Кожехова:

Сейчас мы понимаем, какая оборачиваемость по структуре товарных запасов у нас есть в системе в общем, по магазинам и по каждой категории. Мы видим снижение общих запасов и улучшение оборачиваемости.

Сотрудники отдела товародвижения работают в дашборде со списком задач, которые нужно выполнять, чтобы управление запасами было эффективным.

Задачи делятся на:

• Ежедневные: отправление новых заказов, обработка заказов, которые задерживаются, обработка новых карточек товаров. Раньше, когда заказы делали вручную, было непонятно, какие данные выбирают сотрудники и какие продажи смотрят. Сейчас все намного проще и легко отследить, был ли вовремя сделан заказ, который нужен.
• Еженедельные: работа с индикаторами. Каждое воскресенье система формирует список товаров по которым есть максимальные излишки, упущенные продажи, перемещения и списания. Этот список называется — индикаторы.

Теперь сотрудники отдела товародвижения каждый понедельник смотрят и отрабатывают индикаторы. Это важный процесс, он нужен, чтобы понимать причины, по которым в компании возникают упущенные продажи и излишки. И понимать, что нужно сделать, чтобы они уменьшались.

Ещё один показатель — это человеческие ресурсы. В StockM работает 4 специалиста по движению товаров. После внедрения программы изменилось распределение рабочего времени сотрудников. Люди перестали совмещать обед с работой и начали вовремя уходить домой.

Раньше сотрудники тратили много времени на заказ товаров вручную и им не хватало времени работать в других направлениях. Сейчас мы высвободили 30% сотрудников на другие задачи.

Несмотря на сложности с транспортом в регионе, в магазинах удалось организовать пополнение товаров через StockM. Мы начали тестировать внедрение заказов на распределительный центр с «большой земли». И возим скоропортящиеся товары авиаперевозками и кросс-докингом.

Кроссдокинг у нас стандартный, программа StockM суммирует общую потребность магазинов и отправляет одним заказом внешнему поставщику. Когда товар приезжает — распределяет по магазинам согласно графику заказов магазинов и их текущей потребности.

А по распределительному центру команда StockM сделала для нас доработку. Из-за сложности с логистикой мы иногда завозим больше товара, чем нужно для кросс-докинга, и храним его в распределительном центре. При формировании заказа на пополнение магазина делается проверка: если в распределительном центре есть остаток, то поставщик с внешнего должен меняться на внутреннего, чтобы вывезти товар.

Со своей стороны мы также сделали доработку. Заказ автоматически приходит из StockM в учетную систему, а далее отправляется к заказчикам. Всем стало проще.

Программа StockM нас удовлетворяет на 95-98 процентов.

Пока мы управляем статусами вручную — делаем отчёты по движению товаров и выводу их из ассортимента. В дальнейшем мы планируем поработать со статусами и матрицей, чтобы перейти на их управление через StockM, а не 1С.

Не всегда товар продается так быстро, как бы нам хотелось, да и поставщики не всегда обеспечивают нужное количество товаров. С помощью автоматических отчётов в Stock мы получили больше данных, с которыми можем работать. Поэтому хотим подробно анализировать отчеты о надежности поставщиков. Чтобы принимать решения, с кем из поставщиков можно и нужно дальше работать, а также с кем вести переговоры.

Также мы хотим использовать отчеты при работе с ассортиментом: анализировать товары, по которым был остаток, но не было продаж, заменять их на товары-новинки.

StockM дает возможность управлять товарными запасами. Он как ящик с регулировками, в зависимости от того, как мы работаем с программой, понятен результат, который получается в итоге. Программа StockM позволяет нам вкладывать меньше денег в товарные запасы и получать больше продаж.