Опыт аутсорсинга закупок
для кофейни с помощью StockM

Несмотря на то, что StockM в первую очередь интересен компаниям с ассортиментом от нескольких тысяч позиций, мне всегда было интересно протестировать его на маленьких бизнесах. В данном случае таким бизнесом оказалась небольшая кофейня.

Идея внедрить сервис StockM в работу кофейни пришла спонтанно. Я часто ходила в это заведение на завтраки, беседовала с персоналом и управляющим, рассказывала о своей работе, про учет и StockM. Управляющему понравились методы управления запасами, в какой-то момент он уехал и стал вести закупки удаленно.

На мой взгляд это было неудобно, потому что персонал должен был все время сообщать о том, какие продукты закончилось и поступили. Поэтому я предложила ему провести эксперимент — перевести на месяц закупки на аутсорсинг через StockM. Управляющий давно работал в этой сфере и никогда не сталкивался с тем, что можно автоматизировать закупки. Он заинтересовался и согласился на эксперимент. Владелец кофейни был не против нововведений, но энтузиазма не проявил.

Чтобы подготовиться к внедрению программы, мы посмотрели, как организована работа в кофейне. В заведении плохо велся управленческий учет и закупки были дополнительной обязанностью сотрудников. Никакой системы, которая помогает вовремя закупать продукты, не было. В результате возникли следующие проблемы:

Не заказывали товар вовремя, даже самый продаваемый. Из-за этого некоторые позиции из меню оказывались на «стопе». Например, не было кукурузы или риса, чтобы приготовить поке. Это приводило не только к упущенным продажам, но и вредило репутации кофейни. Когда клиенты не могли заказать любимое блюдо, им приходилось выбирать что-то из того, что есть или уходить в другое заведение.

Заказывали много ненужного, а потом списывали из-за ограниченных сроков годности. Повар прикидывал, сколько продуктов заказать, ориентируясь не на реальный спрос, а на свои предположения. Часто оказывалось, что продукции много и ее приходилось списывать — собственник терял деньги. Или наоборот, ее было мало — появлялись упущенные продажи.

Не учитывали себестоимость продукции. Поставщик мог завысить цену на товар, а стоимость готовой продукции не менялась. В результате позицию продавали с минимальной наценкой или уходили в минус. Например, пока пирожное заказывали за 100 рублей, а продавали за 250, бизнес оставлял в кармане приличную маржу. Когда поставщик поднимал цену до 150, цена продажи не менялась. Это приводило к тому, что маржа с одного пирожного уменьшилась со 150 до 100 рублей.

Проблемы с закупками происходили по банальным причинам: человек забыл, отвлекся, думал, что товар есть или не знал, что товара нет.

Также мы столкнулись с тем, что в кофейне не было разделения по артикулам. Например, при продаже разных тортов по одной цене, кассир нажимал на кнопку «торт». Кажется, что это удобно, не нужно выбирать из огромного списка позиций и видно, что тортики продаются.

Но было непонятно, какие тортики продаются. Для закупок это очень важно, потому что из пяти видов может продаваться только три, а два списывается. Поэтому пришлось разделять ассортимент, заносить его в кассовую программу, по нему же делать приходы, чтобы понимать, что действительно продается.

После подготовки мы начали внедрение StockM.

Мы завели в StockM не всю продукцию, а небольшую часть — для эксперимента этого было достаточно. Выбрали наиболее надежных поставщиков и самые ходовые товары: печенье, сэндвичи, торты — около 30 процентов от общего ассортимента.

У кофейни не было 1С, запись о товарах начали вести в Excel. Каждое утро сотрудники добавляли в файл с продажами данные об остатках и заказах. А также в конце смены сообщали о том, что списано, чтобы было видно, какие позиции плохо продаются и на основе этих данных планировать заказы.

Закупщик получал всю информацию о движении товаров и выгружал это в программу. Система анализировала информацию, сама рассчитывала заказы по графику. А закупщик на аутсорсе видел в StockM динамику показателей: что в целом происходит с запасами, сколько денег заморожено, сколько возникало упущенных продаж.

А также данные:

• Какие товары и в каком объеме заказал StockM.
• Что из ассортимента пришло в кофейню, а что — в пути.
• Сколько и чего продали.
• Какое количество продуктов списали.

Процесс закупок стал проще и прозрачнее, произошло улучшение показателей благодаря изменению процессов учета — сбора статистики и устранения человеческого фактора в вопросах закупки.

Продажи той части товаров, которая управлялась в StockM выросли. Это произошло потому, что позиции были всегда в наличии и в нужном объеме.

Цифры неплохие, особенно для первого месяца работы. Однако было несколько факторов, которые привели к тому, что эксперимент пришлось прекратить:
Ассортимент кофейни частично состоял из скоропорта со сроками годности до 72 часов — за такой период не будет нужного количества поставок для управления.

Для правильной работы программы нужно, чтобы за время хранения позиции было минимум 2 поставки — только так можно накопить корректные данные для анализа. Например, салат, который будет списан через два дня, требует учета реального потребления, а не только самого факта списания.

Плюс по некоторым товарам так и не удалось внедрить в кофейне правила учета и списания, поэтому перевести их под управление StockM не получилось. А значит, часть ручной работы никуда не делась.

Владелец не был сильно заинтересован в управлении запасами. Он согласился на эксперимент, но без особого энтузиазма. А мой опыт работы говорит, что если владелец не сфокусирован на этой проблеме, просто ничего не получится. Потому что программа StockM — это инструмент, который помогает собственнику.

Тем не менее, правила, которые мы ввели, закрепились в кофейне. Например сотрудники продолжают вести учет продукции и заказывают больше товара, который хорошо продается, и меньше того, который приходится списывать. Работники заказывают по графику — они знают, за какое время приедет товар от поставщика и определяют нужный объем партии, чтобы его хватило на период между поставками. Так в запасах сократились излишки и нехватки.

Я считаю, что эксперимент удался, несмотря на то, что его пришлось остановить. Во-первых, получилось легко обучить управляющего, который никогда не работал с программой StockM и поменять процессы учета в кофейне. Во-вторых, исходя из цели, мы доказали, что можно успешно заниматься закупками удаленно.