Показатели эффективности управления запасами: 3 причины для оценки + советы по улучшению

Оценить эффективность управления запасами и их влияние на прибыль бизнеса помогут специальные показатели. Регулярный расчёт этих индикаторов позволяет держать руку на пульсе — например, вовремя пополнять склад или снижать объём закупок.

Альбина Бондарева, руководитель проектов StockM Consulting рассказывает о шести ключевых показателях, отслеживание которых поможет навести порядок в запасах и взять их под контроль.

Показатели эффективности управления запасами — индикаторы, которые помогают бизнесу оценить состояние запасов и разобраться, есть ли упущенные продажи и излишки. Оценку эффективности запасов проводят по самым разным причинам. Разберём три основных ↓

Бизнес использует индикаторы эффективности управления запасами, чтобы контролировать скорость оборачиваемости и оперативно изменять стратегию работы с товаром:

• если раскупают медленно — оценить необходимость нахождения товара в активной матрице, снизить объём заказа или возить позиции под заказ;
• если раскупают быстро — заказывать больше и пополнять запасы на уровне растущего спроса, чтобы избежать дефицита, упущенных продаж и падения лояльности клиентов.

Руководству необходимо оценивать эффективность управления запасами, чтобы быть спокойными, что компания зарабатывает больше при меньших затратах оборотного капитала и потребности в площадях.

• Излишне замороженные оборотные средства в излишках запасов приводят к кассовым разрывам и невозможности купить актуальный ассортимент. Компания вынуждения прибегать к кредитам, стоимость которых сейчас настолько высока, что это может привести к банкротству.
• Хранение излишнего количества запасов вызывает потребность в аренде новых складских площадей, повышению рисков порчи товарного вида, потребительских качеств продукции, а также выхода сроков годности.

Согласно теории ограничений, запасы — часть инвестиций бизнеса
Другими словами, категорийные менеджеры не просто закупают товар для продажи, а инвестируют в него деньги, чтобы их не только вернуть, но и получить прибыль. Поэтому запасы сто́ит оценивать по тем же показателям, по которым проводят оценку инвестиций в оборудование или ценные бумаги:

• скорость возврата инвестиций — например, всё вернулось за месяц, или лишь спустя год;
• отдачу инвестиций — сколько рублей прибыли мы зарабатываем с каждого рубля, вложенного в запасы

В StockM есть модуль моделирования, который позволяет сделать сравнительный анализ  текущих показателей запасов, продаж, оборачиваемости и рентабельности инвестиций и того, как они изменятся, если мы пересмотрим условия частоты заказов поставщикам или поменяем поставщиков. Например, можно сравнить более долгих и дешёвых поставщиков из Китая и более быстрых, но дорогих из России. Или прямую закупку у производителя большой партией, или у дистрибьютора небольшой.

Эффективность управления запасами можно оценивать с помощью самых разных показателей. Но в ежедневной работе будет достаточно отслеживать лишь несколько — чтобы избежать расфокуса из-за обилия данных и сосредоточиться на действительно важных метриках.

Уровень запасов — это стоимостная оценка запасов. Важно понимать её динамику и причины такой динамики. Если запасы растут вместе с ростом продаж — это вполне нормальная история. Если растут перед активным сезоном — объяснимая, но достаточно рискованная. Если продажи падают, а закупщики продолжают закупать, как прежде, значит алгоритмы расчёта заказов дают сбой.

В кейс нашего клиента «TiTBiT» как раз такой случай, когда во время внедрения продажи выросли, а запасы сократились

Уровень излишков — это количество товара, которое превышает спрос. Другими словами, это объём запасов, который лежит на складе, не приносит доход и замораживает деньги бизнеса.

Уровень излишков не должен быть субъективной величиной. У людей всегда найдутся объяснения, почему лучше хранить товара побольше. Мы предлагаем оценивать излишки на основе буфера запаса — инструмента теории ограничений.

Буфер запаса — это расчётная величина, которая зависит от текущих условий поставок поставщика (частоты, длительности, партии) и скорости продаж. Всё, что лежит на полке склада или магазина сверх буфера — относится к излишкам.

Буфер запаса — непостоянная величина для каждой точки продаж. Он растёт или уменьшается в зависимости от условий, например: частоты поставки, скорости продаж.

За уровнем излишков сто́ит следить, чтобы:

Разобраться с причинами возникновения излишков. Какие правила или процедуры компании приводят к тому, что мы замораживаем денежные средства и рискуем получить неликвид? Это может быть политика компании экономить на транспортных затратах и размывать себестоимость на большую партию товара, которая будет лежать на складе годами и будет списана из-за окончания сроков годности. Или мотивация закупщиков на закупки по самой дешёвой цене, которую поставщик даёт при больших партиях.

Анализировать излишки важно регулярно, чтобы понимать последствия решений, принимаемых в компании.

При внедрении StockM мы прививаем процедуру еженедельного анализа излишков запасов и вместе с клиентами смотрим отчёты о динамике излишков и анализируем причины излишков по конкретным товарам и складам за прошлую неделю.

Пример отчёта о динамике излишков по товарам, который помогает анализировать причины излишков по конкретным товарам и складам

Рассчитать объём средств, которые бизнес заморозил в излишках. А после принять решение, что делать с таким товаром — например, распродать со скидкой и высвободить деньги, а также отказаться от закупок таких позиций в будущем.

Продажи — это количество выручки, которую бизнес получил от продаж товара. Расчёт уровня продаж помогает:

Сопоставить объем продаж и упущенных продаж. Сравнить, сколько товара продали и сколько могли бы продать, если товар был бы в наличии.

Рассчитать оборачиваемость товара. Узнать, как быстро продаётся тот или другой товар.

Упущенные продажи — объём товара, который бизнес не смог продать из-за отсутствия запасов на складе. Мониторинг упущенных продаж помогает:

Отследить, какой товар отсутствовал на складе. Разобраться в причинах отсутствия товара — решить проблему, не допустить увеличения убытков снова.

Пересмотреть условия сотрудничества. Проверить, привозит ли поставщик товар вовремя и не сокращает ли объёмы заказанной партии, что может напрямую влиять на упущенные продажи бизнеса. И после принять решение — продолжить сотрудничество, или искать нового поставщика.

Вот как будет выглядеть формула упущенных продаж ↓

ROI, GMROI запасов — показатель рентабельности инвестиций, которые бизнес вложил в запасы товара. Расчёт ROI запасов помогает:

Оценить инвестиции. Узнать, как работает каждый рубль, вложенный в товар — зарабатывает прибыль, срабатывает в ноль или генерирует убыток.

Найти товар, который мешает бизнесу быть прибыльным. Обычно это товар, который окупается в ноль, либо приносит лишь убытки.

Составить матрицу из прибыльных товаров. Закупать позиции с высокой прибылью и быстрой оборачиваемостью.

Рассчитать ROI запасов можно по этой формуле ↓

StockM использует ROI-рейтинг — система автоматически сортирует рентабельность инвестиций в товар от большего к меньшему ↓

↑ ROI-рейтинг помогает анализировать прибыльность товаров по всей сети, конкретным точкам сбыта, поставщикам бизнеса и даже конкретным сотрудникам, которые управляют запасами

Подробнее о ROI запасов рассказывали в статье: «Что такое ROI запасов — как посчитать рентабельность инвестиций в запасы и принимать решения на основе этого показателя».

Оборачиваемость — показатель скорости, с которой товар уходит со склада покупателю. Оборачиваемость считают, чтобы:

Составить ассортиментную матрицу. Сделать упор в закупках на позиции, которые помогают быстро получать деньги и зарабатывать.

Решить, что делать с товарами с низкой оборачиваемостью. Например, вывести из ассортимента или возить под заказ, если позиции покупают редко, но они приносят прибыль.
Оборачиваемость запасов чаще считают в днях и по этой формуле ↓

Снизить рутину и перевести управление запасами на автоматизированную систему, которая поможет бизнесу:

• систематизировать сбор данных — собрать показатели в одном месте, анализировать и контролировать их вместе;
• снизить человеческий фактор — исключить ошибки, подтасовки и сбор некорректных данных;
• увеличить прозрачность управления запасами — увидеть причины проблем, принимать решения на основе актуальных данных, получать оповещения системы об отклонениях, изучать наглядные графики и дашборды.

Для этого перевести закупки и склад на единую платформу, которая поможет выстроить согласованный и понятный процесс закупок ↓

Когда данные о запасах собраны в одной системе и обновляются автоматически, бизнесу остается лишь вовремя реагировать на отклонения индикаторов. Например, останавливать закупки или наоборот увеличивать их объём, чтобы не потерять продажи.

Следить за отклонениями вручную — трудоёмкий процесс, который стоит автоматизировать через систему управления запасами. Например, через аналитику в StockM ↓

↑ StockM гибко реагирует на изменение спроса — заблаговременно увеличивает объём при начале сезона или акции, либо сокращает объёмы закупок, если спрос падает

Вот как StockM уже помог своим клиентам взять под контроль показатели управления запасами ↓

• «После того, как подключили StockM, количество товарного запаса на маркетплейсах сократилось, и оборачиваемость увеличилась»: кейс SPLAT Global
• «Благодаря регулярным отчетам и спискам с рекомендуемыми изменениями, мы стали на порядок лучше управлять ассортиментом и запасам»: кейс завода Технониколь
• «Показатели великолепные: конверсия лидов в заказы выросла на 53%, срок хранения товаров снизился со 188 до 77 дней»: кейс компании Садовые машины