Управление закупками: эффективная организация процесса, контроль и поставки

Закупками занимается отдел снабжения — на производстве, и отдел закупок — в ритейле.

Вне зависимости от названия, это те отделы, которые каждый день принимают решения о закупках на значительные суммы, и их ошибки могут дорого стоить компании. Закупка лишнего «замораживает» деньги в запасах, дефицит товаров ведёт к упущенной прибыли, а закупка не того, что нужно рынку — к образованию неликвидов. Поэтому важно анализировать потребности рынка и работать с проверенными поставщиками.

Две ключевые цели закупок:

• Обеспечить наличие товара, чтобы потребители могли получить нужную продукцию.
• Не замораживать больше оборотных средств, чем необходимо, чтобы избежать появления излишков и неликвида.

Например, покупатель заходит в магазин за любимой колбасой, но на полке её нет — отдел закупок решил закупить большой объём паштета по выгодной цене. В результате:

• Покупатель уходит в другой магазин, и возможно, больше не вернётся.
• Бизнес теряет продажи, хотя товар в наличии есть, но не тот, что нужен клиенту.

Такой дисбаланс — результат ошибок в закупках. Задача отдела закупок — держать правильный баланс между запасами и финансовыми ресурсами.

Последовательность действий зависит от структуры бизнеса. Если закупщик не совмещает функции категорийного менеджера, его зона ответственности включает:

• Выбор, мониторинг, оценка поставщиков и согласование условий – поиск надёжных партнёров и определение условий работы.
• Заключение договоров — юридическая фиксация обязательств.
• Расчёт потребности и формирование заказов — чтобы не возникало ни дефицита, ни излишков.
• Документальное сопровождение сделок — обработка заказов, счетов и оплат.
• Анализ запасов по всем показателям — контроль оборачиваемости, выявление зависших товаров.

Если закупщик совмещает функции категорийного менеджера, к его обязанностям добавляются:

• Управление ассортиментом — выбор товаров, которые нужны рынку.
• Ротация — обновление товарной матрицы для увеличения продаж.

Организованный процесс закупок позволяет компании сокращать затраты, повышать оборачиваемость и минимизировать замороженные средства. Важно не только выбрать поставщика, но и учитывать условия работы с ним — от частоты поставок до минимального объёма заказа.

В разных компаниях функции категорийного менеджера и закупщика могут быть разделены или объединены. Если в компании есть отдельный категорийный менеджер, он отвечает за ассортимент и товарную матрицу — какие товары должны быть в продаже. Закупщик в этом случае находит поставщиков и согласовывает условия поставок. Основные параметры закупки, которые обсуждаются с поставщиком:

• Частота поставок — как часто будут происходить отгрузки.
• Способ доставки — логистические условия.
• Кратность поставки (квант, количество в упаковке) – минимальный объём одной поставки конкретного SKU.
• Минимальная партия закупки – общий объём поставки по всем товарам поставщика (например, отгрузка не менее чем на 100 тыс. руб. или не менее одного вагона).
• Стоимость и условия оплаты – предоплата, отсрочка, скидки за объём

Если категорийный менеджер определяет условия поставки, а закупщик просто выполняет заказ, то это может приводить к проблемам в бизнесе. Закупщик видит реальные проблемы в логистике, но не может их изменить. Например:

• Во время поставки приезжает сразу несколько машин с товаром, что создаёт перегрузку на складе.
• Невозможно сделать заказ меньшей кратности, из-за чего приходится долго продавать товар.
• Изменение спроса сложно учесть при редких поставках.

Например, магазину «Светлячок» предложили два варианта поставки одного и того же подсолнечного масла:

• Поставщик «Солнце» с самой низкой ценой, но отгружает партии близкими к месячному объёму продаж.
• У поставщика «Луна» цена выше, но он отгружает масло маленькими партиями раз в неделю.

На первый взгляд поставщик «Солнце» выглядит выгоднее — цена закупки ниже. Но если учесть все факторы и заложить 20% увеличения запасов на колебание спроса, картина меняется:

• Месячные продажи 600 шт + колебания спроса 20% → закупка у «Солнца» = 720 шт. Рентабельность инвестиций в запасы (ROI) 125%
• Недельные продажи 600/4 + колебания спроса 20% → закупка у «Луны» = 180 шт. Рентабельность инвестиций в запасы (ROI) 222%

Подробнее о том, что такое ROI и как его посчитать, читайте в статье:
Что такое ROI запасов — как посчитать рентабельность инвестиций в запасы и принимать решения на основе этого показателя

Прежде чем формировать заказы, необходимо проанализировать потребности рынка, чтобы понимать, какие товары востребованы и какие предложения есть у конкурентов. Это помогает бизнесу правильно формировать ассортимент и стратегию закупок.

Когда ассортимент определён, следующий этап — расчёт потребности — сколько и когда нужно закупать, чтобы обеспечить стабильные продажи без излишков и дефицита.

Потребность — разница между целевым уровнем запасов, товаром на складе или в магазине и количеством товаров, находящихся в пути от поставщика. При расчёте учитываются:

• Целевой уровень запасов — то количество товаров или материалов, необходимое компании для бесперебойной работы и удовлетворения спроса клиентов.
• Товар в пути — уже заказанные, но ещё не поступившие партии.
• Резервы и предзаказы клиентов — заказы, которые уже оформлены, но ещё не отгружены.
• «Запас на руках» — товар на складе или в магазине
• Буфер запаса — оптимальный уровень запаса, который необходимо поддерживать с учётом спроса.

Важно, чтобы алгоритм расчёта потребности был одинаковым для всех закупщиков. Уникальный расчёт одного сотрудника, в случае его отпуска или увольнения, парализует процесс закупок и станет дополнительной нагрузкой для других закупщиков.

StockM автоматизирует расчёт потребности и не только избавляет закупщиков от рутинных расчётов текущего заказа, но и:

• Определяет, сколько товара нужно пополнить по каждому SKU.
• Использует механизм динамического управления буфером — если спрос растёт, запас увеличивается, если снижается — сокращается.
• Помогает гибко реагировать на изменения — например, если поставщик начал привозить товар с задержками, система увеличит запас, чтобы избежать дефицита.

Такой подход помогает точно и предсказуемо управлять закупками, снижая излишки и сокращая замороженные средства.

Подробнее об анализе потребностей читайте в статье:
Как управлять регулярным потоком товаров и готовиться к акциям

Анализ запасов – это не просто контроль их общего объёма, но и комплексная оценка ключевых показателей, которые помогают понять, насколько эффективно используются товарные запасы. Какие метрики важно отслеживать

• Оборачиваемость — скорость обновления запасов.
• Излишки — замороженные в запасах деньги, которые можно было бы вложить в более ликвидные товары.
• Упущенные продажи — сколько компания потеряла из-за дефицита товаров.
• ROI (возврат на инвестиции в запасы) — насколько эффективно вложены средства в товарные запасы.

Своевременное документальное отражение всех товарных операций — необходимое условие для эффективного управления запасами. Это касается не только закупок у внешних поставщиков, но и всех внутренних перемещений запасов внутри компании.

Если данные о движении товара в учетной системе компании некорректны или обновляются с задержкой, это искажает картину запасов и может привести к ошибкам в заказах — независимо от того, рассчитываются они вручную или автоматически.

Например, покупатель пришёл в магазин за любимой колбасой. Но её нет на полке. Почему? Оказалось, что продавцы не списали в системе товар с повреждённой вакуумной упаковкой. По документам остаток есть, но фактически товара на складе нет. В результате:

• Колбасу не заказывают, потому что система думает, что она есть в наличии.
• Покупатель уходит ни с чем и может выбрать другой магазин.
• Бизнес теряет продажи и рискует потерять лояльного клиента.

StockM автоматически отслеживает сроки годности товаров. Даже если продукт числится в остатках, система понимает, что его срок годности истёк, и предлагает заказать новую партию.

При заключении договора с поставщиком важно заранее прописать все существенные условия, чтобы избежать рисков и обеспечить стабильность поставок. Основные пункты договора:

• Ответственность поставщика — гарантии качества, штрафы за недопоставки или задержки.
• Условия поставки — способ доставки, складские условия.
• Частота и длительность доставки — как часто и в какие сроки будет поступать товар.
• Условия оплаты — предоплата, отсрочка, возможные скидки за объём.

Вы можете внести свои данные в онлайн-калькулятор StockM, чтобы понять какие именно условия работы с поставщиком отразить в договоре. Это бесплатно, вы можете проверить условия разных поставщиков.

Руководители стремятся автоматизировать управления закупками, чтобы обеспечить бесперебойную работу, гарантировать своевременность закупки и добиться лояльности от поставщиков и потребителей.

Руководитель — один из самых загруженных сотрудников, который участвует во всех сферах деятельности, контролирует процессы и занимается стратегией. Чтобы разгрузить его, важно формализовать правила работы отдела закупок. Это поможет закупщикам действовать самостоятельно в рамках установленных правил, а обращение к руководителю требуется только в особых случаях.

Как формализовать контроль закупок:

• Установить лимит суммы заказа, при превышении которого требуется согласование руководителя.
• Определить чёткие правила для сотрудников, чтобы заявки проходили по установленному процессу.

Как StockM помогает контролировать закупки

• Автоматизирует процесс формирования заказов — все сотрудники работают по единому стандарту.
• Делает процессы прозрачными. Руководитель видит показатели каждого менеджера и получает отчёт о дисциплине: какие задачи не закрыты и есть ли проблема с запасами.
• Даёт руководителю доступ к ключевым показателям (упущенные продажи, излишки, ROI, оборачиваемость, запасы) в режиме реального времени.

Иногда товар ещё не прошёл проверку по качеству или количеству, но его уже учитывают в запасах. Это создаёт искажённые данные — по документам товар есть, а фактически он может быть непригоден или недостаточен для реализации.

Как решить проблему

• Не выгружать товар в основной запас, а учитывать его отдельно – например, на виртуальном складе до завершения приёмки.
• Постепенно переводить товар на основной склад по мере прохождения приёмки.

Как StockM помогает с контролем качества поставок

• Позволяет работать с частичными поставками, когда товар приходит разными партиями.
• Учитывает товары, проходящие проверку, отдельно от основного запаса, что делает данные более точными.
• Сигнализирует о задержках поставок, чтобы избежать ошибок при расчёте потребности и понимать, с какими поставщиками обсудить срывы поставок.

Управление логистикой и складом играет важную роль в управлении закупками. От правильной организации работы склада и поставок зависит, насколько эффективно компания управляет товарными запасами, сокращает излишки и минимизирует упущенные продажи.

Бывает, компании излишне увлекаются оптимизацией затрат на складские процессы. Например, когда они используют смешанный вариант кросс-докинга, когда при поставке товара приходится каждый раз решать, положить его на полку или отправить быстрее в магазин. Это происходит из-за отсутствия чётких правил:

• Когда товар нужно хранить?
• Когда его стоит сразу отправлять в магазины?

Часто оказывается, что хранить товар на складе и распределять его по потребности намного эффективнее, чем сразу отправлять транзитом:

• Снижаются запасы в магазинах — товары пополняются по мере необходимости.
• Сокращаются упущенные продажи — так как всегда есть резерв.
• Процесс становится предсказуемее — нет хаоса с распределением товара при каждой поставке.

В сети магазинов косметики наши клиенты изменили процессы работы склада, отказавшись от гибридного кросс-докинга. Это позволило существенно сократить запасы и уменьшить недостачу товаров в магазинах.

Мы встречали альтернативный подход, когда у закупщиков нет чёткого графика закупок. В таких случаях закупщики периодически проверяют потребность по всем товарам и решают, не пора ли его заказать. Но при этом:

• Невозможно рассчитать нужный объём запаса. Если неизвестно, когда будет следующая поставка, как определить, на сколько дней защитить склад запасом?
• Товары одного поставщика продаются с разной скоростью. Допустим, у одного поставщика есть быстрооборачиваемые товары и медленно продающиеся позиции. Каков шанс, что они все одновременно достигнут нужного уровня запаса и попадут в заказ? Без единого графика – крайне низкий.

StockM выстраивает системный график заказов, по которому:

• Алгоритмы рассчитывают целевой уровень запасов — сколько товара должно быть на складе до следующей поставки.
• Показывает, когда будет следующая поставка — формирует предсказуемый цикл.
• Автоматически определяет объём заказа — снижает вероятность ошибок и хаоса.

В результате:

• Меньше излишков — закупки соответствуют реальному спросу.
• Меньше дефицита — товары пополняются вовремя.

Закупки становятся предсказуемыми – без экстренных заказов.

Чтобы определить наиболее выгодные условия поставок, можно провести моделирование различных сценариев:

• Определить оптимальную частоту поставок — когда выгоднее закупать чаще, а когда реже.
• Рассчитать размер партии — сколько товара закупать, чтобы не замораживать деньги.
• Посмотреть, сколько денег можно высвободить из излишков и насколько можно сократить упущенные продажи.

Узнайте, насколько внедрение StockM будет выгодно для вашей компании. Закажите тестовый расчёт для ваших товаров за полгода.

Автоматизация процесса закупок имеет множество преимуществ, например:

Формализация правил формирования заказов.

• Помогает всем сотрудникам работать по единому стандарту;
• Люди могут быть взаимозаменяемы и больничный или увольнение не приведет к тому, что заказы поставщику будут нарушены, потому что никто не знает по какой логике сделать заказ.

Автоматический расчет заказов на склады и магазины согласно графикам заказов.

• Освобождает менеджеров от рутинной и трудоёмкой работы;
• Позволяет больше внимания уделить аналитике и улучшению процессов.

Автоматическое получение отчётов менеджером и руководителем о состоянии запасов и процессе закупок.

• Даёт возможность вовремя анализировать состояние заказов, включая их надежность и скорость выполнения.

Системное отслеживание товара, который прошёл проверку по качеству.

• Позволяет обеспечить корректность данных;
• Формировать адекватные заказы.

Организация работы отдела закупок зависит от масштаба компании, ассортимента и структуры цепочки поставок. Структура отдела закупок влияет на гибкость управления запасами, скорость принятия решений и эффективность взаимодействия между подразделениями. Оптимальная модель зависит от размеров бизнеса, количества SKU и особенностей логистики. Основные модели разделения обязанностей:

По ассортименту или поставщикам

• Закупщик отвечает за конкретную товарную категорию (например, бакалея, бытовая химия, заморозка) и ведёт всех поставщиков по этой категории.
• Закупщик отвечает за определённого поставщика, независимо от ассортимента (например, ведёт закупки всех товаров у дистрибьютора X).

По уровням цепочки поставок

• Один закупщик делает заказы на центральный склад (ЦС) и отвечает за обеспечение основного запаса.
• Другие закупщики занимаются распределением товара с ЦС по магазинам, учитывая потребности точек продаж.

Закупщики vs. категорийные менеджеры

• В крупных компаниях закупщики и категорийные менеджеры – отдельные роли:
• Категорийный менеджер отвечает за стратегию: ассортимент, ценообразование, ротацию товаров.
• Закупщик занимается только заказами и работой с поставщиками.
• В небольших компаниях закупщик может совмещать функции категорийного менеджера, принимая решения по ассортименту, ценообразованию и ротации.

Ошибки при управлении закупками могут существенно повлиять на бизнес и его финансовые результаты. Вот некоторые из них:

Категорийный менеджер и закупщик не общаются между собой. Категорийный менеджер отвечает за построение матрицы и понимание потребностей рынка, в то время как закупщик занимается приобретением продукции. Если они не работают в тандеме, закупщик может быть не в курсе новых тенденций и изменениях потребностей клиентов. А это приводит к закупке невостребованных товаров и предприятие теряет деньги.

Конфликтующая система мотивации. Когда показатели одного сотрудника или отдела могут мешать выполнять задачи другим. Например, отдел снабжения отвечает за величину транспортных затрат и не соглашается оплатить внеочередную поставку в регион в случае резкого увеличившегося спроса.

Управление закупками — процесс приобретения товаров, которые необходимы для стабильной работы бизнеса. Этим процессом занимается отдел закупок, который каждый день принимает решения о закупках на значительные суммы, и его ошибки могут дорого стоить компании.

Две ключевые цели закупок:

• Обеспечить наличие товара, чтобы потребители могли получить нужную продукцию.
• Не замораживать больше оборотных средств, чем необходимо, чтобы избежать появления излишков и неликвида.

Этапы организации отдела закупок:

• Выбор, мониторинг, оценка поставщиков и согласование условий – поиск надёжных партнёров и определение условий работы.
• Заключение договоров — юридическая фиксация обязательств.
• Расчёт потребности и формирование заказов — чтобы не возникало ни дефицита, ни излишков.
• Документальное сопровождение сделок — обработка заказов, счетов и оплат.
• Анализ запасов по всем показателям — контроль оборачиваемости, выявление зависших товаров.

Если закупщик совмещает функции категорийного менеджера, к его обязанностям добавляются:

• Управление ассортиментом — выбор товаров, которые нужны рынку.
• Ротация — обновление товарной матрицы для увеличения продаж.

Для контроля закупочного процесса — нужно формализовать правила:

• Установить лимит суммы заказа, при превышении которого требуется согласование руководителя.
• Определить чёткие правила для сотрудников, чтобы заявки проходили по установленному процессу.

Чтобы контролировать поставку и качество, нужно:

• Не выгружать товар в основной запас, а учитывать его отдельно – например, на виртуальном складе до завершения приёмки.
• Постепенно переводить товар на основной склад по мере прохождения приёмки.

Складское управление, анализ и координация поставок

Управление логистикой и складом играет важную роль в управлении закупками. От правильной организации работы склада и поставок зависит, насколько эффективно компания управляет товарными запасами, сокращает излишки и минимизирует упущенные продажи.

Способы автоматизации и улучшения процесса закупок

• Формализация правил формирования заказов.
• Автоматический расчет заказов на склады и магазины согласно графикам заказов.
• Автоматическое получение отчётов менеджером и руководителем о состоянии запасов и процессе закупок.
• Системное отслеживание товара, который прошёл проверку по качеству.

Организация работы отдела закупок зависит от масштаба компании, ассортимента и структуры цепочки поставок.

Основные модели разделения обязанностей:

• По ассортименту или поставщикам
• По уровням цепочки поставок
• Закупщики vs. категорийные менеджеры

Ошибки при управлении закупками:

• Категорийный менеджер и закупщик не общаются между собой
• Конфликтующая система мотивации.