От годовых иллюзий бюджетирования к динамичному управлению запасами

Сейчас во многих компаниях идет традиционный процесс бюджетирования. Касается это и отделов закупок.

— Закупщики считают какие суммы надо заложить на закупки на каждый месяц.
— Категорийщики составляют промокалендари — всё это на год вперед.

Этот процесс требует много времени и усилий, ведь планирование — сложная и ответственная задача. Можно ли сделать бюджетирование легче? И есть ли в нём польза? Рассмотрим в статье.

Сначала прогнозы продаж, потом расчёт затрат, чтобы обеспечить эти прогнозы. Потом обратная связь от руководства, что такой бюджет не пройдёт: продавать надо больше, а тратить меньше. Подгонка под целевые цифры. Это отнимает много сил и времени, да ещё и в период, когда спрос у многих компаний самый активный — чёрные пятницы и предновогодние закупки.

И вот наступает январь, а бюджеты уже трещат: не укладываемся в суммы! Продажи подвели, цены закупок выросли. И снова начинается пересогласование.

Ещё хуже, если бюджет пересогласовать вообще нельзя. У нас был один проект — производственная компания. Руководство решило внедрять StockM только на складе готовой продукции. Уже в первый месяц сократился дефицит и начали расти продажи. В бюджет такой рост не закладывали. Производственники запросили со склада сырья дополнительный объём и оно даже было на складе.

Но сырьевики сказали: «Ни-ни, это привезли уже к следующему месяцу. В ваших годовых планах этого не было, в бюджете денег на закупку дополнительного объёма нет. У нас тут свои показатели и дефицита на складе сырья мы не допустим. Не дадим!”

Хорошо, что руководители вовлечены в проект, увидели конфликт, вмешались и изменили процедуры. Но я часто слышу, что люди просто сдаются: «Правила есть правила и мы должны их соблюдать». И в результате бюджетирования компания теряет в продажах.

Скорее всего, именно проблему упущенных продаж — когда у компании не хватает денег, чтобы закупить нужный товар, сырьё, оборудование вовремя. Из-за этого может возникнуть дефицит и упущенные продажи.

Но бюджетирование — иллюзия полного контроля. В реальной жизни спрос, рынок, конкуренты, поставщики — непредсказуемы.

И обеспечить закупки деньгами без затрат времени на прогнозирование и бюджетирование можно. Расскажу про решения, которые предлагает для этого Теория ограничений.

Разделим задачу на 2 составляющие:

1. Регулярные закупки
Когда мы работаем на том же рынке, с теми же клиентами, с теми же продуктами.

Для этого считается буфер запаса — количество товара, которое надо поддерживать на складе и в закупках, учитывая время доставки и регулярности заказов. Закупаем до буфера, не выше, чтобы не появлялись излишки и не замораживались деньги в запасах. Если оперативно продаём то, что закупали ранее, деньги на закупки будут. Если кто-то закажет товар выше буфера, то этот излишек будет подсвечен голубым цветом и в заказе, и во всей аналитике.

И ещё нам важно уловить колебания спроса. Тут работает механизм динамического управления буфером. Только начинается рост спроса — растёт и буфер, но вы сначала начинаете больше получать денег от рынка, а потом вкладываете. Только начинает сокращаться спрос — сокращается буфер. И закупки снижаются сразу, не дожидаясь конца месяца.

2. Изменения в бизнесе: новые географические рынки, товары, крупные клиенты, яркая сезонность

Допустим, вы знаете, что через три месяца выйдете на новый региональный рынок. Тогда нужно рассчитать, когда реально надо закупить сырья или товаров, чтобы вовремя стартовать, и сколько времени потребуется финслужбе на поиск денег. Чем ближе к выходу, тем более гибкими и реалистичными будут ваши расчёты.

Приятная новость в том, что если дисциплинированно работать с регулярными закупками — закупать ровно до буфера, не превышая его, то можно освободить существенные средства для новых инвестиций: рынков, товаров и других проектов.

Например, в одном нашем проекте с производственной компанией за несколько месяцев внедрения такого подхода получилось высвободить столько оборотных средств, что их хватило на покупку нового оборудования в рекордных для компании объёмах — цифры, о которых при бюджетировании и мечтать боялись.

В другом проекте, в сети продуктовых магазинов, рассказали, что теперь новые магазины открывают с меньшими вложениями в запасы и с более быстрой окупаемостью.

Если традиционное бюджетирование вас утомило и вы не видите в нём пользы, приходите на консультацию. Наши руководители проектов покажут, как управлять закупками без долгих и сложных бюджетов. Так, вы сэкономите время и нервы, а освободившееся внимание сможете направить на анализ ассортимента, улучшение условий у поставщиков и поиск новых возможностей.