Как управлять запасами без жесткого бюджетирования

По опыту клиентов знаем, что бюджетирование — трудоемкий и стрессовый процесс. Отделы анализируют затраты текущего года, пытаются предсказать затраты будущего, а потом их защитить.

Защитить план получается не с первого раза и в итоге он подгоняется под те цифры, которые финансовая служба или ТОП-руководитель посчитают адекватными. Этот процесс вводят, чтобы защитить компанию от необоснованных трат. А ещё, чтобы финансовая служба оценила потребность в деньгах и спланировала источники финансирования.

Помогает ли бюджетирование расти компании в прибыли. Разберём на примере управления запасами. Компания испытывает две проблемы: излишки и упущенные продажи. Предполагается, что бюджетирование направлено и на их решение. Если деньги давать дозировано по защищенным на сессиях направлениям, то денег на излишки не дадут и их хватит на пополнение нужного благодаря тщательному планированию.

Как бюджетирование работает на практике. Если четко придерживаться бюджета, можно упустить шансы преуспеть. Например, одна из категорий начинает расти быстрее остальных. Если категорийный менеджер не предсказал или не защитил такой рост, компания теряет деньги. Кто закладывал в 2020 году санитайзеры в бюджет закупок? А продавали их в итоге практически во всем ритейле.

Случай у клиента с жёстким бюджетированием. Звучит абсурдно, но мы видели последствие жёсткости бюджетирования на одном из проектов.

Руководство одного из заводов решило не подключать к проекту StockM отдел закупок сырья и комплектующих, потому что там все ок и мы внедрили буферы запаса только для готовой продукции. Клиенты отреагировали на наличие, вырос спрос, подросли буферы запаса и производство готово было произвести больше. Но отдел закупок сообщил, что свой бюджет закупок они исчерпали и только в следующем месяце можно заказать необходимое сырье. Хотя компания начала зарабатывать больше.

Защищает ли бюджет от излишков. Цифра в бюджете не защищает от излишков, если у закупщиков нет выстроенных алгоритмов закупок. Кто-то из закупщиков все равно закажет больше необходимого и «съест» бюджет того, чего компании не хватает. Это приводит к ежемесячному пересмотру и перезащите бюджетов.

Может быть и другая ситуация: бюджет согласовали, но спрос сократился. Тогда закупщик скорее закупит, иначе бюджет на следующие периоды сократят.

Невыполнение бюджета плохо, еще хуже — жесткий бюджет.

Мы предлагаем настроить алгоритмы вытягивания:

✅ рассчитать буферы запаса и заказывать по ним по четкому графику для создания наличия без излишков;
✅ динамически управлять буфером и быть спокойными: если происходит рост затрат на закупки, значит произошел рост продаж. И, наоборот, если спрос падает, то и закупок не будет даже если бюджет согласован.

Вот кейс компании, в котором благодаря алгоритмам вытягивания удалось выстроить работу между отделами без конфликтов за бюджет и сократить излишки и упущенные продажи.