Как эффективно управлять запасами скоропортящейся продукции с помощью теории ограничений

Признак скоропорта — это не только про срок годности. Это еще и про частоту поставки. Например, в сети специализорованной розницы мясных магазинчиков при ежедневных поставках товара скоропортом мы считаем продукцию со сроком годности до 5 дней. У нашего клиента — сети супермаркетов — признак скоропорта стоит у продукции со сроком годности до 14 дней, при этом поставки могут быть 2 раза в неделю. А у дистрибьютера кондитерских изделий признак скоропорта стоит на продукцию со сроком годности до 30 дней с поставками раз в неделю. Чем меньше поставок за срок годности товара (чем они реже), тем сложнее управлять запасами — выше риск стокаутов и списаний.

В большинстве торговых сетей, где продается продукция fresh, закупки децентрализованы. Это значит, что директор или продавец в каждом магазине заказывает товар тогда и в таких количествах, как посчитает нужным.

Почему так происходит?

В магазинах, где есть продукция с небольшим сроком хранения, информация о запасах нередко оказывается неактуальной. Зачастую скоропорт — это весовой товар, и бывают проблемы с пересортом (продали товар одного сорта, пробили как другой) или потому что не вовремя списываются товары с истекшим сроком годности (откладываются в холодильник в ожидании свободной минутки продавца, что чревато нарушением норм).

Если руководство не знает, как решить проблемы актуальности данных и остатков, оно передает их решение в магазины, а также вводит бонусы за продажи и депремирование за списание для «мотивации» к решению. После этого вся ответственность за управление запасами скоропорта переходит к администраторам магазинов, а те справляются с ситуацией, как могут.

Пример того, что получается в итоге:

Приходы совпадают с продажами по дням и количеству, т. е. товар раскупается полностью в день прихода, потом день-два его нет.

Это хорошая иллюстрация того, что происходит с заказами, если продавцов депремируют за списания, и они боятся покупать больше товара с коротким сроком хранения. Списаний здесь действительно нет, но зато есть упущенные продажи. Хорошо для продавца (не урежут премию), но плохо для покупателя — не успел купить продукт, жди следующей поставки несколько дней или иди в другой магазин. Выбор клиента очевиден, верно?

О других типичных проблемах при торговле скоропортящейся продукцией и о способах их решения мы поговорим ниже. И начнем с алгоритмов поставки.

Есть несколько характерных особенностей алгоритмов поставки продукции с коротким сроком хранения:

• Чаще всего используется кросс-докинг — товары не хранят на центральном складе, это просто не позволяет делать малый срок годности. Поставщики возят продукцию либо напрямую, либо через распределительный центр.
• Поставщики просят оформлять заказы за 2−3 дня до даты отгрузки. Они и сами боятся списаний и хотят работать наверняка
• Как правило, руководитель каждого магазина сам отправляет заказ поставщику.

Что происходит при традиционном подходе? Каждый руководитель магазина оформляет заказ, пытаясь угадать, как сложится ситуация с запасами через пару дней. При этом, напомним, он боится списаний и перестраховывается. Результат — ситуаций, когда товаров ровно столько, сколько нужно, почти не бывает.

Что мы сделали для кросс-докинга продукции fresh, используя логику теории ограничений?

На уровне распределительного центра (РЦ) мы оставляем кросс-докинг, но заказ поставщику считается, как сумма потребности на основе буферов запаса каждого магазина.

За те 2−3 дня, которые пройдут с момент заказа до момента отгрузки, ситуация с товарами в наших магазинах точно изменится: в одних магазинах буферы вырастут, в других сократятся. Но как только новая партия продукции прибудет в РЦ, она перераспределяется с учетом актуальной ситуации в каждой торговой точке. Это поможет сократить риски и по списанию товаров, и по упущенным продажам.

Давайте детально разберем и другие трудности, с которыми сталкиваются магазины при заказе и продаже продуктов с малым сроком хранения, а также решения, которые мы можем предложить.

Бывает так: товар уже не продается так же хорошо, как раньше, но заказывают его в прежних объемах. Причины низких продаж могут быть разными, от изменения спроса до ситуаций, когда сотрудники забыли выложить товар на витрину из складского холодильника.

В таких случаях очень важно быстро заметить снижение продаж и принять меры. В Stock-M уведомления о проблемах с ассортиментом реализованы так:

Обратите внимание на предпоследний столбец — в нем указано, сколько дней прошло с момента последней продажи. Таким образом, если товар перестанет продаваться, вы быстро об этом узнаете.

Классическая проблема, особенно для небольших торговых точек. Товаров в упаковке так много (или масса весового товара такая большая), что магазин не успевает их продать до истечения срока годности. Но часто дело лишь в том, что руководство магазина не ведет переговоры с поставщиком. Возможно, с момента заключения договора ситуация изменилась, и поставщик готов пересмотреть условия, но для этого нужна информация от магазина. Поставщики понимают, что если их товар будет иметь большие списания — это риск потерять квоту на место на полке, поэтому они часто готовы пересмотреть условия поставки.

Здесь снова действует уведомление о проблемах, но уже в другом формате:

Особого внимания заслуживает столбец с процентами списания от продаж. Он поможет быстро выявить самые проблемные товары и принять решение — изменить кратность упаковки или, возможно, отказаться от конкретного товара совсем.

Тоже классическая проблема: товаров на полках нет, а в системе они есть, или наоборот. Причины разные: украли продукцию, поставили на учет не тот SKU, обнаружился пересорт (по чеку пробили яблоки Granny Smith, а по факту продали Golden) и пр.

На всякий случай поясню, что такое SKU. SKU расшифровывается, как stock keep unit — номенклатурная единица, по которой мы приняли решение поддерживать запасы в магазине, включили в матрицу магазина.

Также если в торговой сети действует система депремирования, продавцы могут подолгу не вносить в систему информацию о списанных продуктах. Это сразу видно на графиках Stock-M — магазин не пополняется, но товар все равно числится «в наличии» даже после истечения срока годности.

Решение Stock-M — сигналы о зависании товаров:

Притом система может показать, в каких магазинах больше всего проблем с зависшими товарами. Можно выяснить, где учетные процессы пока работают недостаточно хорошо, и решить проблему.

Это серьезная проблема для магазинов, торгующих продукцией с небольшим сроком хранения. С колебаниями спроса в пределах 30% за время пополнения легко справляется механизм динамического управления буфером — об этом мы рассказывали в статье о преодолении проблем прогнозирования. Но проблема в том, что у продукции fresh время пополнения гораздо короче, чем для многих других видов товаров и поэтому скачки спроса на скоропортящиеся продукты могут превышать 30%, за этот короткий период.

Это значит, что списания будут в любом случае. И чем короче срок годности — тем выше риск, что товар не успеют раскупить.

И здесь нужно принять управленческое решение и понять, что для вас «предпочтительнее», упущенные продажи или списания товаров. И это решение должно быть не эмоциональным, не интуитивным, а чисто логическим, основанным на расчетах. Тут действует ловушка: списания товаров хорошо видны, подсчитать убытки легко, поэтому кажется, что выгоднее покупать как можно меньше. Если посчитать в цене продажи, а не в цене закупки, как полагается, то и вовсе получается, что списания гораздо страшнее пустых полок. Но это не так: о том, как подсчитать убытки от упущенных продаж, мы тоже уже говорили. Вот пример оценки повышения наличия товара для одного из магазинов (в терминах теории ограничений), торгующих скоропортящейся продукцией (такая оценка моделируется на основании реальных данных компании):

Итого — даже в краткосрочной перспективе вклад в прибыль выше на 7%. А в долгосрочной вы еще и добьетесь лояльности клиентов.

Отдельно стоит сказать о мифе, будто если покупатели увидят пустые полки, они поймут, что продукты в магазине очень востребованные, и это будет стимулировать продажи. Но на самом деле это так не работает. Если покупатели увидят пустые полки 2−3 раза, они просто начнут ходить в другой магазин, где товаров хватает на всех.

После внедрения товар постоянно есть, его продажи выросли. Синими треугольниками отмечены заказы — как видите, они автоматически создаются чаще, чем заказывал человек и это сразу сказалось на продажах:

Чтобы эффективнее управлять запасами продукции с коротким сроком хранения, нужно:

• Пересмотреть условия поставки. Возможно, имеет смысл изменить частоту поставки, кратность упаковки и пр.
• Определить реальную стоимость списаний и упущенных продаж, а затем расставить приоритеты.
• Проанализировать ассортимент и работу всех магазинов. Разобраться в причинах: почему у вас возникают упущенные продажи, списания и излишки.
• Использовать динамическое управление буфером запаса, настроенного с учетом специфики продукции с коротким сроком хранения.

Следуйте этим рекомендациям, и пусть на полках ваших магазинов всегда будет только самый свежий товар!

А здесь можно почитать статью про управление запасами акционных и сезонных товаров

Вы можете задать нам вопрос или заказать персональную презентацию в форме ниже, и мы ответим на вопросы управления запасами в вашей специфике бизнеса.