10 лет со StockM: история сети магазинов «Инструментальный мир»

«Инструментальный мир» — это сеть магазинов и сервисных центров техники, инструментов и запчастей во Владимирской и Ивановской областях. В 2024 году компании исполнилось 30 лет. У компании 7 магазинов и большой ассортимент, на одного категорийного менеджера приходится 3900 позиций. Много позиций, как правило, и в отдельных заказах. Например, у тех, кто работает с расходным материалом к электроинструменту, в одном заказе может быть более 200-300 позиций.

Опытом работы со StockM поделились руководитель сети магазинов Денис Чайковский и категорийные менеджеры: Алексей Матеркин, Алексей Решетилов, Алексей Чемодин.

До 2014 года «Инструментальный мир» работал в другой учетной системе, которая была заточена на розницу, но имела очень слабый модуль по управлению запасами.

Исходя из своего опыта и предположений о дальнейшем развитии ситуации, менеджер самостоятельно принимал решение о том, в каком магазине и какое количество товара держать. Все заказы по поставщикам формировались вручную.

Это очень тормозило процессы и вызывало постоянные проблемы:

• Менеджер не всегда угадывал, какое количество товара должно быть в магазине.
• Система мотивации подталкивала к созданию большого объема запасов — зарплата закупщика зависела от того, сколько товаров он закупит. Это породило залежи, от которых потом долго пришлось избавляться.
• Сотрудники были загружены работой с ассортиментом и про отпуска в сезон можно было забыть.

Однажды директор сети Денис Чайковский решил помочь сотрудникам в период отпусков. Он говорил, что все нагнетают и преувеличивают объем работы и хотел показать, как сделать эту работу быстрее. Денис окунулся в задачи, поработал несколько дней, понял, что проблемы не преувеличены и начал искать решение.

Уже тогда он всерьез интересовался Теорией ограничений (ТОС) Голдратта, сотрудники тоже прочитали книги Голдратта, съездили на обучение по ТОС и были готовы применять свои знания на практике.

Нужно было научиться быстро и правильно пополнять магазины со склада. Но для этого требовался быстрый расчет заказов и команда стала искать программный продукт, который мог в этом помочь. На одном из сайтов по управлению запасами нашли список программных продуктов, среди которых был и продукт по Теории ограничений — StockM.

Его цена выходила за рамки бюджета, но так как в дешевые решения никто не верил, а с Теорией ограничений были знакомы все — бюджет пересмотрели, еще раз все посчитали и поняли, что справятся.

С тех пор прошло 10 лет.

После обучения ТОС в компании поменяли подходы к расчету заказов, не пытаются угадать спрос и делают заказы небольшими партиями. Берут ровно столько, сколько необходимо до периода следующей поставки. Машина может приехать в магазин полупустой — в других компаниях это считают невыгодным с точки зрения транспортных расходов, но в итоге магазин выигрывает в продажах и это перекрывает все затраты.

До внедрения StockM бывали ситуации, когда менеджеры покупали 100-200 штук ходового товара — казалось, что он всегда продавался и его надо заказывать. Но такой объем мог продаваться долго или оказывалось, что ситуация изменилась, вышла новая модель, появился аналог и товар в таком количестве не нужен. StockM ежедневно анализирует продажи товара и постепенно снижает буфер, если продаж нет и риски таких закупок снижаются.

Кроме этого, активно используются отчеты с различными фильтрами в программе. Можно легко посмотреть на ассортимент по разным параметрам, например, сколько дней товар не продается и задуматься о том, почему он не продается и нужен ли в матрице.

В StockM также можно легко отследить товарные запасы по магазинам. Это помогает в ситуациях, когда товара нет у поставщика. Менеджер видит, в каких магазинах товар двигается медленно и может переместить его в магазины, где товар заканчивается. Такое перемещение происходит через центральный склад, потому что у компании есть машины, которые регулярно ездят с центрального склада в магазины.

Сотрудники магазинов, у которых забирают товар, часто беспокоились. Тогда менеджер объяснял, что товар в магазине не двигается, график без синих пиков продаж, прямая линия.

Недавно из компании ушел категорийный менеджер и его нагрузка разделилась на оставшихся. Времени на анализ стало меньше, но помогает StockM. Например, быстро провести анализ по дорогостоящим позициям и не увеличивать запас, если это не нужно.

Участие человека требуется, но это единичные случаи. И в большинстве своем это ситуации, когда менеджер обладает информацией, которой нет в системе, например, о начале проведения акции или о смене сезона.

Сейчас в компании четыре человека полностью отвечают за управление ассортиментом по категориям, за закупки и переговоры. То есть закупки и управление категорией совмещены в одном человеке.

Этого удалось добиться, потому что StockM управляет запасами, формирует все отгрузки на магазины и заказы поставщикам.

За утро в StockM удается сделать то, на что вручную менеджеру потребовалось бы несоизмеримо больше времени.

В программе у каждого менеджера есть дашборд, по которому видны его задачи: созданные и новые заказы, рекомендации по буферу запаса, предупреждения об ошибках. Удобно пользоваться цветовой индикацией: по ней менеджер видит, какие позиции ходовые, по каким пора делать заказ, а какие пора выводить из ассортимента.

Заказы по поставщикам формируются три раза в неделю. Утром, когда сотрудник начинает работу, программа уже сформировала заказы. Заказы формируется по графику, программа делает его по буферу центрального склада. Менеджеры могут просмотреть заказы до отправки или сразу отправлять поставщику.

Эту работу все стараются делать до обеда, чтобы поставщику было удобно обработать информацию и быстрее назначить поставку товара на склад. Не требуется распределять товары по магазинам, так как заказы на распределение формируются автоматически также через StockM.

StockM помогает менеджерам во время ротации, вводе и выводе товаров. Существует множество торговых марок, аналогов товаров и отчеты программы помогают вовремя анализировать ситуацию, чтобы не допустить упущенных продаж или оверстоков.

Новым сотрудникам легче достичь экспертного уровня в поставкам со StockM. Если делать заказы вручную то, чтобы стать экспертом, должно пройти много времени. А если научить человека работать в программе, он быстрее получает навыки и растет в категориях.

StockM делает основную массу работы и помогает новому сотруднику минимизировать свои ошибки, поэтому можно на него положиться.

Команда StockM поддерживает предложения и разрабатывает дополнительные функции бесплатно, если они принесут пользу для всех клиентов. Для «Инструментального мира» командой было разработано два модуля:

• Функция «Не страховаться от ненадежности поставщика».

Бывает так, что поставщик не привозит товар или привозит не полностью. По классике решений Теории ограничений в таких случаях буфер должен вырасти, чтобы в следующий заказ попало больше товара. Это нужно для того, чтобы защитить каждый склад не только от колебаний спроса, но и от ненадежности поставщика.

Но не всегда классический сценарий может быть актуальным. За последние два года в компании сильно изменилась цепь поставок, так как многие европейские поставщики ушли с рынка. На их место пришло множество поставщиков из Китая.

Большинство китайских представительств работают точно также как и европейские: сами прогнозируют, привозят и отвечают за товар. Но логистическое плечо стало длиннее и работать с китайскими представителями пока сложнее.

Сейчас поставки товара очень нерегулярные. Часто бывает так, что товар давно заказали и он даже приехал и стоит на таможне, но получить его не удается, пока не разрешатся все нюансы. Поэтому регулярность поставок, их ритмичность сильно хромает.

Поэтому по просьбе компании в StockM сделали доработку и появилась функция «Не страховаться от ненадежности поставщика». Буфер не будет расти, если поставок не было или приходил неполный заказ. Если поставщик не отгружает товар и запас сокращается по этой причине, то буфер не увеличивается. Для продаж он достаточен. И когда товар появится у поставщика, к нам приедет количество, соответствующее продажам. Компания использует эту функцию для тех поставщиков, ненадежность которых не готова компенсировать собственными оборотными средствами.

• ROI-рейтинг.

Благодаря ему можно посмотреть, чего не хватает на полках, например, товара в определенной ценовой категории, которая должна быть. Или проверить нет ли у товара риска превратиться в неликвидный, тогда можно быстро его реализовать и не закупать больше.

В данный момент компания работает с поставщиками на условиях оплаты после реализации. Но даже при финансировании запасов за счет поставщика «Инструментальный мир» продолжает управлять запасами по StockM.

Главный результат десятилетнего использования компанией программы StockM — фокус внимания смещен на другие вопросы бизнеса, поскольку в вопросах запасов в «Инструментальном мире» привыкли доверять алгоритмам StockM, они им понятны и предсказуемы.