Как делать заказы в периоды нестабильности, а также перед сезонным изменением спроса или условий поставок


Наталья Анисимова
Директор Stock-M Consulting

Для наших клиентов, использующих механизм буфера запаса теории ограничений.
Когда актуально?
Я писала эту статью для периода пандемии, когда рушились цепи поставок и сильно менялся спрос, но она актуальна и для регулярных случаев:

  • при ожидании сезонного изменения спроса. Например, перед Новым годом,
  • при ожидании существенного изменения условий поставки ( частоты или длительности). Например, при заказе у китайских поставщиков перед китайским новым годом.
Что делать?
  • скорректировать буфер перед заказом. Ниже в статье описано, как рассчитать коэффициент корректировки.
Нас периодически штормит. То кризис, то вирус. Эти встряски уже норма жизни. И надо иметь инструменты для работы в таких нестабильных условиях.

Даже в спокойной ситуации заказы товара у поставщика — это неопределенность: мы не уверены в надежности поставок по срокам и количеству и не знаем точно колебания спроса.

Напомню, что буфер запаса — это количество товара, которое мы поддерживаем в участке цепи между точкой хранения товара и ее поставщиком ( даже если этот поставщик — ваш склад более высокого уровня), а не просто количество « на руках», на полке. Он учитывает три фактора:

  • частота заказов
  • время поставки
  • скорость продаж ( или потребления для сырья и упаковки)
Механизм динамического буфера способен самостоятельно подстроиться под изменения этих факторов, если изменения не превышают порог 30%.

Но если мы ожидаем больший масштаб потрясений — серьезную задержку в поставках или резкий скачок спроса — систему надо предупредить. Для этого в StockM есть модуль « Периоды».

Он специально разрабатывался для ситуаций, когда мы ожидаем, что что-то изменится. Обычно его используют:

  • для настройки сезонных скачков спроса. Например, для настройки роста продаж перед Новым годом. Но в этом случае у StockM есть статистика продаж за прошлый предновогодний период, которую он может использовать для корректировок буфера.
  • для заказов продукции/сырья из Китая перед Китайским новым годом. Но в этом случае мы понимаем, как изменится частота заказов или длительность.
Как видите, обычно при использовании модуля « Периоды» мы можем опереться на ранее собранную статистику. Но теперь ситуация резко изменилась — остро не хватает информации, касающейся поставок и спроса.

Если мы хотим сейчас заказать больше, потому что ожидаем, что из-за карантинных мер могут возникнуть сложности в доставке продукции или поставщик закроет производство, нам также надо временно увеличить буфер. Но нужно внести в систему коэффициент корректировки. Обратите внимание: в сложившейся ситуации мы не гонимся за точностью, а работаем с примерной экспертной оценкой.

Как рассчитать коэффициент корректировки буфера запаса?
Нам нужно сделать предположение об удлинении времени пополнения ( увеличится время между заказами и/или длительность поставки). Давайте разберем на примере.

Допустим, вы заказывали товар у поставщика 1 раз в 2 недели ( 14 дней) и время транспортировки составляло 10 дней.

Тогда время пополнения = 14+10 = 24 дня.

Мы делаем сегодня заказ, и при ожиданиях в перебоях поставки нам надо понять, какое увеличение времени пополнения мы должны заложить. Предсказать точно длительность и жесткость карантинных мер мы не сумеем, но предположения сделать можем.

Допустим, мы опасаемся, что до следующего заказа за 2 недели ситуация ухудшится, поставщик закроется на карантинные меры, и следующий заказ мы сможем сделать только через 4 недели ( 28 дней). Есть риск, что у поставщика накопится ряд невыполненных заказов, и время исполнения нашего заказа тоже увеличится с 10 до 20 дней.


Детали расчета корректировки буфера запаса ТОС
Показатель
Обычная ситуация
Негативные ожидания
Время между заказами
14 дней
28 дней
Длительность исполнения заказов
10 дней
30 дней
Итого, время пополнения
24 дней
48 дней
Рост времени пополнения
В 2 раза
Соответственно, нам надо сделать следующие настройки в модуле « Периоды»:
Настройка изменения буфера запаса для сезонного периода в StockM
При этом, расчет буфера с коэффициентом 2 не означает увеличение буфера в 2 раза. Буфер включает в себя 2 элемента: количество товара для продаж и кратность упаковки ( или первоначальную технологическую партию). И система увеличит в 2 раза только ту часть буфера, которая предназначена для продаж.

Дату конца рекомендуем поставить перед следующим заказом. Если карантинные меры не ввели — значит, буфер снизится к первоначальному значению, и заказ будет уменьшенный. Если риск карантинных мер остался — нужно продлить длительность « Периода», изменив дату конца.

Визуально это будет выглядеть так: раньше заказывали до регулярного буфера, а сегодня закажем до увеличенного ( с учетом количества товара в пути и на складе/в магазине).
Настройка сезонного изменения буфера запаса
Продумайте, по какому ассортименту нужно делать увеличенный заказ. Трафик в магазинах падает, и товар может не успеть прийти вовремя. Мы не можем в рискованное время раздувать запасы всех товаров. Увеличивать объемы заказов имеет смысл по топовым позициям, подлежащих хранению у вас и у потребителя, прислушиваясь к здравому смыслу — нужны ли эти товары потребителям в неспокойное время или выше риск того, что они откажутся от покупок. Также следует понимать, что рост спроса сейчас происходит для создания запасов у потребителей, за которым последует этап воздержания от покупок.

Время любого кризиса — это время, когда уже пора критически посмотреть на процессы и процедуры в компании. Например:

  • Так ли эффективны наши решения, когда закупаем подешевле и подальше?
  • Не пора ли разобраться с ассортиментом и решить, по какой части ассортимента нужно поддерживать постоянное наличие, какой частью можно пожертвовать в нестабильных условиях и какие товары лучше вообще вывести из ассортимента и не возвращать даже после стабилизации ситуации.
  • Не слишком ли у нас запутанные взаимоотношения с поставщиками, формулы заказа, перемещения между складами? Не пора ли все упростить, формализовать и автоматизировать рутинные функции заказа и принятия решений по ассортименту?
А в заключение слова Э. Голдратта из книги « Beyond the Goal».

Первое правило управления — «Будьте параноиком». Второе правило управления — «Будьте параноиком». Третье правило управления гласит — «Не будьте истериком. Всегда есть некоторый уровень риска, с которым вы можете справиться».

Ниже вы можете почитать другие статьи по теме управления запасами и оставить вопрос в форме обратной связи. Также можете посмотреть видео с наших вебинаров и выступлений — там много рекомендаций по улучшению управления запасами.
24.03.2020
Поделиться:
Спросите эксперта
Вам ответят сертифицированные TOC-специалисты компании Stock-M Consulting