Комплекс по управлению запасами.
Внедрение, обучение, консультации.

Статья

Как делать заказы в периоды нестабильности

Для наших клиентов, использующих механизм буфера запаса теории ограничений.

Нас периодически штормит. То кризис, то вирус. Эти встряски уже норма жизни. И надо иметь инструменты для работы в таких нестабильных условиях.

Даже в спокойной ситуации заказы товара у поставщика — это неопределенность: мы не уверены в надежности поставок по срокам и количеству и не знаем точно колебания спроса.

Напомню, что буфер запаса — это количество товара, которое мы поддерживаем в участке цепи между точкой хранения товара и ее поставщиком (даже если этот поставщик — ваш склад более высокого уровня), а не просто количество «на руках», на полке. Он учитывает три фактора:

  • частота заказов
  • время поставки
  • скорость продаж (или потребления для сырья и упаковки)

Механизм динамического буфера способен самостоятельно подстроиться под изменения этих факторов, если изменения не превышают порог 30%.

Но если мы ожидаем больший масштаб потрясений — серьезную задержку в поставках или резкий скачок спроса — систему надо предупредить. Для этого в StockM есть модуль «Периоды».

Он специально разрабатывался для ситуаций, когда мы ожидаем, что что-то изменится. Обычно его используют:

  • для настройки сезонных скачков спроса. Например, для настройки роста продаж перед Новым годом. Но в этом случае у StockM есть статистика продаж за прошлый предновогодний период, которую он может использовать для корректировок буфера.
  • для заказов продукции/сырья из Китая перед Китайским новым годом. Но в этом случае мы понимаем, как изменится частота заказов или длительность.

Как видите, обычно при использовании модуля «Периоды» мы можем опереться на ранее собранную статистику. Но теперь ситуация резко изменилась — остро не хватает информации, касающейся поставок и спроса.

Если мы хотим сейчас заказать больше, потому что ожидаем, что из-за карантинных мер могут возникнуть сложности в доставке продукции или поставщик закроет производство, нам также надо временно увеличить буфер. Но нужно внести в систему коэффициент корректировки. Обратите внимание: в сложившейся ситуации мы не гонимся за точностью, а работаем с примерной экспертной оценкой.

Как рассчитать коэффициент корректировки буфера запаса?

Нам нужно сделать предположение об удлинении времени пополнения (увеличится время между заказами и/или длительность поставки). Давайте разберем на примере.

Допустим, вы заказывали товар у поставщика 1 раз в 2 недели (14 дней) и время транспортировки составляло 10 дней.

Тогда время пополнения = 14+10 = 24 дня.

Мы делаем сегодня заказ, и при ожиданиях в перебоях поставки нам надо понять, какое увеличение времени пополнения мы должны заложить. Предсказать точно длительность и жесткость карантинных мер мы не сумеем, но предположения сделать можем.

Допустим, мы опасаемся, что до следующего заказа за 2 недели ситуация ухудшится, поставщик закроется на карантинные меры, и следующий заказ мы сможем сделать только через 4 недели (28 дней). Есть риск, что у поставщика накопится ряд невыполненных заказов, и время исполнения нашего заказа тоже увеличится с 10 до 20 дней.

Тогда время пополнения = 28+20 дней = 48 дней.

Показатель Обычная ситуация Негативные ожидания
Время между заказами 14 дней 28 дней
Длительность исполнения заказов 10 дней 30 дней
Итого, время пополнения 24 дней 48 дней
Рост времени пополнения В 2 раза

Соответственно, нам надо сделать следующие настройки в модуле «Периоды»:

При этом, расчет буфера с коэффициентом 2 не означает увеличение буфера в 2 раза. Буфер включает в себя 2 элемента: количество товара для продаж и кратность упаковки (или первоначальную технологическую партию). И система увеличит в 2 раза только ту часть буфера, которая предназначена для продаж.

Дату конца рекомендуем поставить перед следующим заказом. Если карантинные меры не ввели — значит, буфер снизится к первоначальному значению, и заказ будет уменьшенный. Если риск карантинных мер остался — нужно продлить длительность «Периода», изменив дату конца.

Визуально это будет выглядеть так: раньше заказывали до регулярного буфера, а сегодня закажем до увеличенного (с учетом количества товара в пути и на складе/в магазине).

Продумайте, по какому ассортименту нужно делать увеличенный заказ. Трафик в магазинах падает, и товар может не успеть прийти вовремя. Мы не можем в рискованное время раздувать запасы всех товаров. Увеличивать объемы заказов имеет смысл по топовым позициям, подлежащих хранению у вас и у потребителя, прислушиваясь к здравому смыслу — нужны ли эти товары потребителям в неспокойное время или выше риск того, что они откажутся от покупок. Также следует понимать, что рост спроса сейчас происходит для создания запасов у потребителей, за которым последует этап воздержания от покупок.

Время любого кризиса — это время, когда уже пора критически посмотреть на процессы и процедуры в компании. Например:

  • Так ли эффективны наши решения, когда закупаем подешевле и подальше?
  • Не пора ли разобраться с ассортиментом и решить, по какой части ассортимента нужно поддерживать постоянное наличие, какой частью можно пожертвовать в нестабильных условиях и какие товары лучше вообще вывести из ассортимента и не возвращать даже после стабилизации ситуации.
  • Не слишком ли у нас запутанные взаимоотношения с поставщиками, формулы заказа, перемещения между складами? Не пора ли все упростить, формализовать и автоматизировать рутинные функции заказа и принятия решений по ассортименту?

А в заключение слова Э. Голдратта из книги «Beyond the Goal».

Первое правило управления — «Будьте параноиком». Второе правило управления — «Будьте параноиком». Третье правило управления гласит — «Не будьте истериком. Всегда есть некоторый уровень риска, с которым вы можете справиться».

Ниже вы можете почитать другие статьи по теме управления запасами и оставить вопрос в форме обратной связи.

Спросите эксперта

Вам ответят сертифицированные TOC-специалисты компании Stock-M Consulting

Задать вопрос
Закажите
обратный звонок
Запланируйте персональную
презентацию Stock-M

Контактная информация